Zakládáme záznam v Adresáři

Přidání kontaktu (firmy, živnostníka nebo osoby) se provádí tlačítkem „+ přidat“ vpravo nahoře.

Otevře se formulář se základními údaji, kdy některé jsou označeny jako povinné.

Firmu nebo živnostníka můžeme založit také pomocí našeptávače, který vyhledává ve veřejných registrech. Našeptávač je dostupný přes ikonku „magická hůlka“ v polích „název“, „IČO“ nebo „DIČ“.

Po vyplnění položky a kliknutím na hůlku se zobrazí okno, ve které vybereme firmu a klikneme na použít. Systém si z registru načte údaje a (název, IČO, DIČ, ulice...) a automaticky je vyplní do formuláře. Pozor! Je nutná kontrola vložených dat, jelikož se v registru občas vyskytují chyby.

Kontakt můžeme zařadit do skupiny a doplníme další, pro nás potřebné, informace o firmě. Důležitou položkou je označení „plátce DPH“. Postupně procházíme další záložky vstupního formuláře.

Na záložce Fakturace je důležitá splatnost faktur a kontrola bankovních účtů, které subjekt používá (využívají se při identifikaci příchozích plateb a jejich automatickému párování).

Kontakt uložíme klikem na tlačítko „Uložit“ v pravém dolním rohu.

Pro každý kontakt bychom měli založit kontaktní osobu.

Otevřeme detail kontaktu a v levém sloupci klikem na „Kontaktní osoby“. Otevře se seznam kontaktních osob. Přidání kontaktní osoby se provádí tlačítkem „+ přidat“ vpravo nahoře (výchozí, VIP - liší se právy uživatelů).

Otevře se formulář, do kterého vyplníme informace o kontaktní osobě a přepíšeme e-mail. Pokud by měla být vedena kontaktní osoba ve více firmách, přidáme kontakt vepsáním firmy do položky „kontakty“ a vybereme z našeptávače.

Uložíme klikem na tlačitko „Uložit“.

Kontakt může obsahovat neomezený počet adres.

V levém sloupci v detailu kontaktu klikem na „Adresy“ se zobrazí seznam adres. Přidání adresy se provádí tlačítkem „+ přidat“ vpravo nahoře.

Otevře se formulář se základními údaji, kdy některé jsou označeny jako povinné. Vyplníme potřebné údaje a uložíme.

Existují 3 obecné typy subjektů:

• Firma je právnická osoba s IČO, která má kontaktní osoby. Název je jméno uvedené v obchodním rejstříku (např.: Firma, s.r.o.)
• Živnostník je fyzická osoba s IČO, která má minimálně jednu kontaktní osobu. Název je uvedený v obchodním rejstříku a většinou jde o kombinaci titulu, jména a příjmení (např.: Ing. Jan Novák)
• Osoba je běžný občan, nepodnikatel. 

Při zakládání nového kontaktu je potřeba přesně určit typ, protože každý typ má jiné vazby mezi kontaktem a kontaktní osobou.

Firma – kontakt je nezávislý na kontaktní osobě. Kontaktní osoba firmy musí být založená ručně.

Živnostník – kontakt obsahuje IČO, DIČ, plátce DPH, ... a automaticky si zakládá první kontaktní osobu. Název je automaticky složen z titul, jméno a příjmení (nezapomínejte na titul). Osobní údaje jsou pevně „spojeny“ s kontaktní osobou a lze je editovat jak na kontaktu, tak na kontaktní osobě.

Osoba – kontakt si automaticky si zakládá první kontaktní osobu. Název je automaticky složen z titul, jméno a příjmení. Osobní údaje jsou pevně „spojeny“ s kontaktní osobou a lze je editovat jak na kontaktu, tak na kontaktní osobě.

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole.