Automat

Agenda Automat slouží k tvorbě opakujících se dokladů.

Nový automat

Klikem na tlačítko „přidat“ se otevře formulář. V horní části je základní definice automatu: 

  • status
  • platnost automatu od (datum spuštění) do (datum ukončení) – počátek platnosti = „výročí“ automatu
  • interval - měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně
  • dní - počet dní před spuštěním 
  • výpočet intervalu - zahájení spuštění „před výročím“ nebo „po výročí“

Obecné

Definice nastavení a obsahu vytvářených dokumentů.

  • objednávka přijatá - výběr operace (––– / vytvořit)
  • typ - typ objednávky, které bude vytvořena
  • status - status objednávky, která bude vytvořena
  • číslo obj. zákazníka - číslo objednávky, které vyžaduje zákazník
  • doklad vydaný - výběr operace (––– / vytvořit / vystavit / odeslat)
  • typ - typ dokladu vydaného
  • status - status dokladu vadaného
  • název - název automatu
  • odběratel - název odběratele s možností výběru z adresáře
  • IČO, DIČ
  • ulice, č.p., PSČ, město, stát
  • splatnost - nastaví datum splatnosti podle dne vystavení dokladu. Je přednastaveno podle typu Dokladu. Při načtení odběratele z adresáře se použije jeho definovaná splatnost
  • e-mail, telefon
  • způsob platby - jak bude doklad zaplacen
  • VS a KS
  • banka, číslo účtu, BIC, IBAN (automaticky vyplněno podle nastavení typu dokladu vydaného)
  • měna pro vytvářené doklady
  • kurz - bude automaticky doplněn podle datumu spuštění a nastavení systému
  • varianta dokladu - s DPH, bez DPH, ...
  • jazyk dokladu
  • členění DPH a předkontace

V centrální části, je okno s prostorem pro text 1, který se zobrazuje nad výpisem položek tvořeného dokladu.

Jednotlivé položky dokladu přidáváme klikem na ikonu „přidat", kde vybereme typ položky:

  • řádek – běžný řádek faktury bez automatické vazby na jiný dokument nebo agendu
  • karta – výběr karty z agendy Katalog (našeptání dle katalogového čísla nebo názvu)
  • karty – výběr karty z agendy Katalog (zobrazí se celý Katalog)
  • kalkulace - načte zadanou kalkulaci (našeptáni dle čísla nebo názvu) 

Položka, kromě základních údajů, obsahuje také „Platnost od do“, které definuje období ve kterém má být položka přidávána do tvořených dokladů. Pokud není položka platná v době tvorby dokladu, není do dokladu přidána.

Text 2 a dodatek – další textové popisy, které se vypisují pod položkami dokladu. Můžeme ho přednastavit v nastavení agendy pro každý typ dokladu.

Autor - autor vytvoření automatu

Adresa

Adresa pro doručení vystaveného dokladu pokud se posílá poštou na jinou adresu než je sídlo. Můžeme vybrat adresu fakturační nebo další uložené adresy nebo definovat novou vlastní.

Po vytvoření nového automatu je potřeba automat zkontrolovat. Na detailu automatu (dvojklik na řádek nebo šipka na konci řádku).

Spouštění automatu

Automaty a spouští systémovou úlohou, která se nastavuje v agendě Systém / Úlohy.

Automaty by měly být spouštěny každý den v jednu definovanou hodinu.

Detail automatu

Základní přehled automatu obsahuje informace o nastavení automatu a „Plán spouštění“

Levý panel je obahuje:

Historie - záznamy o spuštění automatu se všechny dokumenty, které automat vytvořil, status, vystavení , odeslání a chybu. Pokud z nějakého důvodu dokument nebyl vystaven, odeslán, ... v chybě se zobrazí z jakého duvodu k akci nedošlo.

Doklady vydané - vytvořené Doklady vydané automatem

Objednávky přijaté - vytvořené Objednávky přijaté automatem

Plán spouštění

Každý automat při svém uložení a nebo spuštění provede výpočet dalších datumů spuštění.