Doklady přijaté

Po otevření agendy Doklady přijaté je zobrazen přehled přijatých dokladů. V záhlaví modulu je možno zobrazit doklady různých statusů.

V centrální části je zobrazen přehled dokladů přijatých. Klikem na záhlaví můžeme doklady řadit (dodavatel, VS, cena, splatnost ...)

Dvojklikem na řádek dokladu nebo na ikonu šipky otevřeme detail dokladu s editací hodnot.

Záznamy v agendě Doklady přijaté jsou rozděleny v levém bočním panelu:

typ

• faktura

autor

měna

• KČ
• EUR
• USD

způsob platby

• Bankovní převod
• Dobírka
• Platební kartou
• Hotově

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem typu dokladu přijatého. Po výběru konkrétního typu dokladu se otevře formulář se záložkou Obecné a Náklady.

Obecné

• název - vyplní se automaticky číselnou řadou po vytvoření dokladu
• dodavatel - okno s našeptávačem, vybereme dodavatele z našeho adresáře
• IČO, DIČ, ulice, č.p, PSČ, město, stát- vyplní se automaticky při zadání dodavatele z adresáře
• typ - typ dokladu (např. faktura, pokladní doklad apod.)
• status - status dokladu přijatého (Nová, Uhrazená, Po splatnosti)
• číslo dokladu dodavatele - číslo dokladu přijatého
• vystaveno - datum vystavení faktury
• DUZP - datum zdanitelného plnění
• splatnost - datum splatnosti 
• způsob platby - způsob úhrady dokladu
• VS - variabilní symbol (automaticky doplněn)
• KS - konstantní symbol (automaticky doplněn)
• název banky, číslo účtu, BIC, IBAN - automaticky vyplněno s dodavatelem, při zadání jiných údajů nutno zadat ručně nebo změnit údaje v adresáři
• účetní období - vybereme z nabídky (2017, 2018)
• měna - měna dokladu (CZK, EUR)
• členění DPH - vybereme z nabídky (vydaná faktura do 10 000 včetně DPH, vydaná faktura nad 10 000 včetně DPH)
• předkontace - k výběru účetní předkontace

V centrální části je okno s prostorem pro popis nebo poznámky.

Řádek s názvem položka slouží k zadávání jednotlivých položek z dokladu. Do pole položka zapíšeme položku z faktury, vedle tohoto pole zadáme množství a v dalším poli vybereme požadovanou jednotku z nabídky. Dále zadáme cenu za jednotku a z nabídky vybereme o jaký typ DPH se jedná. Můžeme zadat případnou slevu. Na konci řádku se automaticky vypočítá konečná cena bez DPH. Pro smazání řádku použijeme ikonu koše na konci každého řádku.

Více položek přidáme klikem na ikonu „přidat položku" s výběrem typu položky (řádek, objednávka).

Ve spodní části se nachází přehled DPH - podle toho o jaký typ DPH se jedná vybereme na řádku se zadáváním položky, tak se promítne na určitém řádku přehledu DPH. Okna je možná přepisovat v důsledku zaokrouhlování.

Ve spodní části se nachází lišta s ikonami:

• viditelnost - klikem měníme viditelnost dokladu
• poznámka - okno s místem pro poznámku
• příloha - možnost přiložit soubor

Při ukládání Dokladu přijatého systém automaticky ověřuje, zda už v evidenci neexistuje jiný doklad od stejného dodavatele se stejným IČO a stejným číslem dokladu dodavatele.

Pokud takový doklad již existuje, budete na tuto duplicitu upozorněni, abyste předešli opakovanému zadání stejného dokumentu.

• Rozpracovaný - každý nový doklad přijatý má při prvním uložení nastaven status „Rozpracovaný“
• Přijatý - po vytvoření dokladu vznikne doklad se statusem „Rozpracovaný“ doklad příjmeme ikonou v pravém dolní rohu „Přijmout doklad“
• Po splatnosti - doklady, které jsou po splatnosti 
• Uhrazený - doklady, které jsou uhrazené

Jednotlivé statusy, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Doklad přijatý (ikona ozubeného kola vlevo dole).

Doklady přijaté mají vazby na Katalog, Zakázky, Objednávky vydané a Příjemky. Doklady přijaté tvoří Náklady. 

Na detailu dokladu přijatého a také na přehledu jejich přehledu je zobrazen semafor se 2 hodnotami. Každá hodnota může „svítit“ šedě, červeně, žlutě nebo zeleně. Vice o semaforu.

Z Dokladů přijatých lze tvořit náklady pro zakázky.

Na záložce „náklady“ v editaci Dokladu přijatého můžeme přidávat jednotlivé náklady. Každý náklad (řádek) definuje:

• cena – hodnota nákladu v měně Dokladu přijatého (plátci DPH používají cenu bez DPH, neplátci DPH no nákladů počítají cenu vč. DPH)
• dph – sazba DPH
• status – stav nákladu (pokud je potřeba náklad schvalovat, volíme status např. „přijatý”)
• typ – výběr typů z agendy Náklady
• zakázka – vazba na Zakázku s našeptání dle čísla nebo názvu
• název – název nákladu

Přehled nákladu je zobrazen na detailu Dokladu přijatého. Pod tabulkou dokladů je částka „zbývá“. Ta zobrazuje sumu, která je rozdílem mezi hodnotou dokladu určeného k nákladům a součtu existujících nákladů.
Částka dokladu, která se určená k nákladům je hodnota dokladu mínus součet skladových položek dokladu (položky s vazbou na Katalog a s typem skladu „jednotky“ nebo „evidenční čísla“). Skladové položky budou přijaty na sklad a jejich cena se projeví v hodnotě skladu.

Tvorba nákladů

Na přehledu dokladu přijatého v sekci „Náklady“ je tlačítko „+ přidat náklad“, které otevře editaci dokladu na záložce „náklady“ a umožní přidat nový náklad.

V případě, že žádný náklad neexistuje, je zde tlačítko „tvorba nákladů“. Toto tlačítko vytvoří z každého řádku dokladu, který není „skladová položka“ (definice výše), samostatný náklad. Na náklad se z dokladu přenese název řádku, cena, dph a vazba na zakázku (pokud existuje).

Vystavené doklady lze exportovat do účetních systémů (MONEY, POHODA, ...) pro jejich zaúčtování, nebo do formátu ISDOC pro jejich zpracování, nebo do formátu Excel pro získání přehledu dokladů.

Export lze provést hromadně na přehledu dokladů (exportují se všechny dokumenty odpovídající zadanému filtru) nebo jednotlivě z detailu dokladu. Ve spodní liště je ikona „export“ (obálka s šipkou). Po kliku se objeví nabídka dostupných formátů pro export.

Po provedení exportu se na každý exportovaný doklad zapíše záznam o provedení tohoto exportu (datum, čas, autor a formát exportu).

V případě, že chce uživatel odemknout již jednou exportovaný doklad je upozorněn na již provedený export a musí sám rozhodnout zda může na tomto dokladu provést změny.

Při opakovaném přijímání stejných dokladů (např. měsíční platby za internet, nájem apod.) lze pro zjednodušení práce duplikovat doklad přijatý (ikona na spodní liště). Díky této funkci nemusíte každý měsíc vytvářet doklad znovu ručně. Po duplikaci stačí pouze upravit potřebné údaje.

Z původního dokladu se nepoužijí tyto údaje:

• číslo dokladu dodavatele
• vystaveno
• DUZP
• splatnost
• datum přijetí
• datum úhrady
• VS
• KS
• poznámka
• příloha

Duplikují se i náklady.

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole. Otevře se nastavení typu Možnosti. V levém bočním panelu je na výběr nastavení Statusy, Typy.

Možnosti - nastavení automatického přepínání statusů, funkce uložení a přijetí dokladu, typ nákladu

Statusy - definice statusů používaných v agendě Doklady přijaté

Typy

• editace a vytvoření typů dokladů přijatých
• u každého typu dokladu lze měnit název dokladu, nastavit zda se jedná o daňový doklad, nastavit formát čísla (řazení dokladů)