Doklady vydané

Po otevření agendy Doklady vydané je zobrazen přehled vytvořených dokladů vydaných.

V centrální části je zobrazen přehled dokladů vydaných. Klikem na záhlaví můžeme doklady řadit (zákazník, VS, cena, splatnost ...)

Dvojklikem na řádek dokladu nebo na ikonu šipky otevřeme detail dokladu s editací hodnot.

Záznamy v agendě Doklady vydané jsou rozděleny v levém bočním panelu:

typ

• Faktura
• Výzva k platbě
• Zálohová faktura
• Opravný daňový doklad
• Doklad o přijaté platbě
• Interní doklad
• Prodejka

autor

měna

• KČ
• EUR
• USD
• ....

způsob platby

• Bankovní převod
• Dobírka
• Platební karta
• Hotově

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem typu dokladu vydaného. Po výběru konkrétního typu dokladu se otevře formulář se záložkou Obecné a Korespondenční adresa.

Obecné

• název - vyplní se automaticky číselnou řadou po vytvoření dokladu
• odběratel - okno s našeptávačem nebo ikona pro výběr z odběratele z našeho adresáře
• IČO, DIČ, ulice, č.p, PSČ, město, stát, email, telefon - dojde k vyplnění automaticky při zadání odběratele z adresáře
• typ - typ dokladu (faktura, faktura EU, prodejka, ...) – po vystavení dokladu již nelze měnit
• status - status dokladu (Nový, Odeslaný, Vystavený, ...)
• vystaveno - vyplní se automaticky po vystavení faktury
• DUZP - datum zdanitelného plnění
• splatnost - datum splatnosti. Přednastaveno 14 dnů (lze měnit v nastavení). Pokud je splatnost nastavena u zákazníka jiná, má tato hodnota přednost před přednastavenou.
• datum úhrady – datum kdy byl tento doklad skutečně uhrazen. Nastaví se automaticky při nastavení statusu definovaného v možnostech „pokud je FA plně uhrazena nastav status“
• způsob platby - jak bude doklad zaplacen
• VS - variabilní symbol (automaticky doplněn podle nastavení typu dokladu)
• KS- konstantní symbol (automaticky doplněn podle nastavení typu dokladu)
• banka, číslo účtu, BIC, IBAN (automaticky vyplněno podle nastavení typu dokladu)
• zodpovědná osoba (autor) - na dokladu je uveden jako „vystavil“ a v případě, že má nastaven obrazový podpis je tento přidán do PDF
• účetní období - vybereme z nabídky v nastavení systému (2022, 2021, ...)
• měna - měna dokladu CZK, EUR, ... (je předvyplněna podle nastavení odběratele v agendě Adresář)
• kurz - bude automaticky doplněn
• varianta dokladu - (bez DPH, s DPH, ...)
• jazyk
• členění DPH - vybereme z nabídky (vydaná faktura do 10 000 včetně DPH, vydaná faktura nad 10 000 včetně DPH)
• předkontace - k výběru účetní předkontace

V centrální části, nebo v záložce „Položky“, je okno s prostorem pro Text (můžeme ho přednastavit v nastavení agendy pro každý typ dokladu).

Jednotlivé položky dokladu přidáváme klikem na ikonu „přidat", kde vybereme typ řádku:

• řádek – běžný řádek faktury bez automatické vazby na jiný dokument nebo agendu
• karta – výběr jedné karty z agendy Katalog (zadáme katalogové číslo, název, ... systém nabídne možné výsledky)
• karty – výběr více karet z katalogu (zobrazí se nové okno agendy Katalog, kde můžeme hledat a filtrovat)
• zásoby – výběr více karet ze Zásoby agendy Sklady (zobrazí se nové okno agendy Sklady, kde můžeme hledat a filtrovat)
• objednávka přijatá - vytvoří položku s vazbou na objednávku (můžeme přidat všechny položky z vybrané objednávky)
• výdejka – načte všechny položky z Výdejky 
• zakázka – načte všechny objednávky včetně jejich položek
• daňový odpočet – načte zadaný doklad jako daňový odpočet (odečtení uhrazené a již zdaněné platby)
• nedaňový odpočet – načte zadaný doklad jako nedaňový odpočet (odečtení uhrazené zálohové faktury)

Řádky položky obsahuje několik polí:

V prvním řádku:

• číslo – katalogové číslo položky
• položka - název položky
• množství
• jednotka - ks, hodina, balení ... (výběr je u karet Katalogu omezen na jednotky povolené na kartě katalogu
• cena/j. – jednotková cena
• DPH – výběr sazby DPH
• sleva % - definuje se v procentech
• suma bez DPH - celková cena bez DPH
• suma vč. DPH – celková cena včetně DPH

V druhém řádku:

• vazby – na agendy Kartu, Zakázku, Objednávku přijatou, Doklad vydaný, Výdejku
• typ - běžná položka dokladu, platba, přijatá platba, doprava, daňový odpočet, nedaňový odpočet
• popis - textový popis, který se u karet katalogu natahuje přímo z karty nebo dopíšeme ručně

Tlačítko „aktualizovat“ provede aktualizaci cen a popisů položek s vazbou na Katalog

Text 2 a dodatek – další textové popisy, které se vypisují pod položkami dokladu. Můžeme ho přednastavit v nastavení agendy pro každý typ dokladu.

Podpis – výběr předdefinovaných podpisů z agendy Uživatelé.

Korespondenční adresa - adresa pro zaslání vystaveného dokladu pokud se posílá poštou na jinou adresu než je sídlo. Můžeme vybrat adresu fakturační nebo další uložené adresy nebo definovat novou vlastní.

Po zadání všech požadovaných položek uložíme doklad klikem na tlačítko „uložit“. Po uložení nového dokladu je potřeba doklad zkontrolovat a vystavit. Po vystavení se dokladu přidělí číslo, variabilní symbol, nastaví datum vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti. Doklad se uzamkne pro další editaci. Vystavené doklady lze odeslat. Pro odeslání se otevře okno nového e-mailu s předvyplněnými údaji a dokladem v příloze jako PDF.

• rozpracovaná - každý nový doklad vystavený má při prvním uložení nastaven status „rozpracovaný“
• vystavená - doklad, který uložíme k náhledu kliknutím na Vytvořit doklad
• odeslaná - doklad, který je přijatý, je odeslaný zákazníkovi
• po splatnosti - doklad, který překročil datum splatnosti
• uhrazená - doklad, který je uhrazený
• nedobytná

Vystavené doklady lze exportovat do účetních systémů (MONEY, POHODA, ...) pro jejich zaúčtování, nebo do formátu ISDOC pro jejich zpracování, nebo do formátu Excel pro získání přehledu dokladů.

Export lze provést hromadně na přehledu dokladů (exportují se všechny dokumenty odpovídající zadanému filtru) nebo jednotlivě z detailu dokladu. Ve spodní liště je ikona „export“ (obálka s šipkou). Po kliku se objeví nabídka dostupných formátů pro export.

Po provedení exportu se na každý exportovaný doklad zapíše záznam o provedení tohoto exportu (datum, čas, autor a formát exportu).

V případě, že chce uživatel odemknout již jednou exportovaný doklad je upozorněn na již provedený export a musí sám rozhodnout zda může na tomto dokladu provést změny.

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole. Vybereme z možnosti Možnosti, Statusy, Typy, Měna, Typy.

Možnosti

Nastavení chování dokladu:

• nastavení emailu, který se odesílá zákazníkovi při vystavení faktury
• email z kterého bude doklad odesílán
• automatické nastavení statusů
• ...

Statusy - definice statusů používaných v agendě Doklady vydané

Typy

• typy dokladu
• v editaci lze měnit název dokladu, zda se jedná o daňový doklad nebo formát čísla (řazení dokladů), číslo bankovního účtu, texty ve faktuře ...

Více o nastavení agendy Doklady vydané