Adresář

Po otevření agendy Adresář je zobrazen přehled všech kontaktů. V záhlaví modulu je možno zobrazit kontakty různých statusů.

V centrální části je zobrazen přehled dokladů přijatých. Klikem na záhlaví můžeme doklady řadit (název, adresa, IČO ...).

Dvojklikem na řádek kontaktu nebo na ikonu šipky otevřeme detail kontaktu s editací hodnot.

Na detailu kontaktu jsou zobrazeny základní údaje, přehled kontaktních osob a adresy kontaktu, které mohu zobrazit na mapě. 

Záznamy v agendě Adresář jsou rozděleny v levém bočním panelu:

adresář

• kontakty – hlavní záznam s údaji o zákazníkovi, dodavateli, ...
• kontaktní osoby – osoby kontaktu (ředitel, vedoucí, technik, ...)
• adresy – jednotlivé adresy kontaktu (sídlo, poštovní adresa, pobočka, ...)

skupina

• zákazník
• dodavatel
• instituce

obchodník, kraj, stát

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve výběr požadovaného typu kontaktu a následně se otevře formulář.

Formulář je rozdělen na záložky Obecné, Fakturace, Katalog, Kalkulace, Parametry.

Obecné

• typ - typ kontaktu (firma, živnostník, osoba)
• skupina - skupina kontaktu (zákazník, dodavatel, instituce, ...)
• status - status kontaktu (nový, aktivní, zrušený, ...)
• název - název kontaktu včetně právní formy, většinou jde o obchodní název podle OR (obchodní restřík)
• ulice, číslo popisné, město - vyplněno podle OR (obchodní restřík)
• PSČ, kraj, stát - vyplněno podle OR (obchodní rejstřík)
• telefon, mobil, fax, e-mail
• web – url adresa webu firmy
• facebook
• IČO a DIČ, plátce DPH. registrace v OR (při vyplnění IČO nebo DIČ lze klikem na „kouzelnou hůlku“ firmu vyhledat, většina údajů se poté vyplní automaticky
• obchodník – výběr z nabídky modulu Uživatel „Obecné“​
• měna - měna ve které firma obchoduje
• umístění - mapa s přesnou lokací sídla

Obchod

• splatnost faktur - splatnost pro vydané doklady (pokud zůstane pole nevyplněné je automaticky splatnost faktur dle typu Dokladu vydaného)
• e-mail pro fakturaci - e-mail na který se odesílají doklady vydané (pokud neexistuje použije se e-mail ze záložky „obecné“)
• bankovní účty (stát, číslo účtu, název banky, BIC, IBAN), další účet přidáme klikem na „+přidat“
• dodání a platby – definice povolených způsobů doručení, způsobů platby a podmínek objednání;
  vybrané položky jsou pro daného odběratele povoleny;
  pokud není vybráno nic, systém povolí automaticky všechny
  výběrem „profilu“ se použijí položky definované v profilu, viz dále nastavení  

Katalog – nastavení individuální ceny pro položky katalogu

• Ceníky - vlastní ceníky pro jednotlivé katalogy („Výchozí ceník“ slouží pouze jako výchozí pro Admin)
• Cenová hladina - sleva na karty v cenové hladině
• Prodejní cena karty - individuální ceny na vybrané karty
• Sleva karty - individuální slevy na vybrané karty

Kalkulace – nastavení parametrů pro tvorbu kalkulací

• Kalkulace - přirážka k externímu nákupu (definice je v nastavení agendy Kalkulace)
• Práce – výběr ceníku prací nebo nastavení individuálních cen
• Kniha cest – nastavení ceníku a typu výpočtu cestovních nákladů 

Parametry

• datum založení - datum založení konaktu
• platnost od
• platnost do
• působnost - působnost pobočky
• obor - v jakém oboru firma pracuje
• doba dodání - doba dodání zboží od dodavatele (uvádí se v hodinách)
• další volitelné parametry

Ve spodní části se nachází lišta s těmito ikonami:

• viditelnost - klikem měníme viditelnost kontaktu
• poznámka - okno s místem pro interní poznámku

Po zadání všech požadovaných položek uložíme kontakt tlačítkem „uložit“.

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet kontaktních osob.

Editace a přehled adres je v položce „Kontaktní osoby“ v menu „Kontakty“.

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem skupiny kontaktu. Následně se otevře formulář se záložkou Obecné.

Obecné

• titul., jméno, příjmení, titul.
• status
• skupina
• pozice ve firmě - pracovní zařazení nebo pozice ve firmě (ředitel, technik, ...)
• datum narození, rodné číslo
• telefon, mobil, fax, web
• e-mail (slouží jako login pro přihlašovaní na webové stránky)
• heslo
• ulice, č.p., město, PSČ, stát
• umístění - zobrazení na mapě
• kontakt - výběr z našeptávače, Kontaktní osoba lze zařadit k více kontaktů
• právo přístupu k webové stránce

Parametry lze přidávat v nastavení agendy Adresář

Ve spodní liště je ikona „poznámky“ pro přidání textové poznámky

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet adres (sídlo, pobočka, dodací adresa).

Editace a přehled adres je v položce „Adresy“ v menu „Kontakty“.

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem typu adresy. Následně se otevře formulář se záložkou Obecné.

Obecné

• název - název adresy
• kontakt - výběr z našeptávače
• sídlo - typ adresy (Sídlo, Provozovna, ...)
• ulice, číslo popisné 
• město, PSČ, stát, telefon, mobil, fax
• umístění - zobrazení na mapě

Používá se pro základní členění kontaktů například na:

• zákazník
• dodavatel
• ostatní

Nastavení skupiny lze měnit při editaci kontaktu.

Jednotlivé skupiny, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář.

Slouží pro členění kontaktních osob a současně nastavuje práva přístupu k jednotlivým agendám pro webové stránky a aplikace.
Nastavení skupiny lze měnit při editaci kontaktní osoby.
Jednotlivé skupiny, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář / Kontaktní osoby.

Editace skupiny kontaktní osoby obsahuje přehled agend a nastavení:

• akce – default (přehled záznamů), detail záznamu a PDF záznamu
• typ – výběr typů záznamů ke kterým se povoluje přístup
• status - výběr statusů záznamů ke kterým se povoluje přístup

Každý kontakt a kontaktní osoba může nabývat různých stavů (statusů).

• aktivní
• VIP
• standard
• extra
• neperspektivní
• zrušený

Jednotlivé statusy, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář (ikona vlevo dole).
Statusy pro kontakt a kontaktní osoby jsou rozděleny do 2 záložek.

Akce při přiřazení do stausu:

• odeslat e-mail registrovanému
• odeslat e-mail administrátorovi

Jazykové záložky obsahují údaje pro zasílané e-maily:

• předmět e-mailu
• text e-mailu

Text e-mailu může obsahovat html značky a proměnné:

• {$detail->site_origin->name} název webové stránky

Profily adresáře slouží pro nastavení povolených způsobů dopravy, platby a obchodních podmínek pro kontakty. Takto definovaný profil lze vybrat při editaci kontaktu. Změna definice profilu se ihned po uložení profilu projeví na kontaktu, kde je profil použitý.

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole.

• Možnosti - vzor kontaktu pro vytváření nového kontaktu, výběr statusu pro schválenou kontaktní osobu, e-maily po odesílání, filtry pro vyhledávání
• Skupiny - základní dělení kontaktů pro procházení
• Statusy kontaktů
• Působnosti
• Kraje
• Obory
• Skupiny
• adresy - typy adres (sídlo, dodací adresa)

Kontaktní osoba podporuje funkci „schválení“, která má využití pro přístup k webové stránce (přihlášení na e-shopu apod.).

Nová kontaktní osoba, které je přidána v administraci uživatelem administrace nebo vznikne registrací na webu, není schválená.

Schválení se provádí:

• uživatelem v administraci, klikem na tlačítko „schválit“ v pravém dolním roku detailu kontaktní osoby
• klikem na odkaz v e-mailu zaslaném po registraci

Po schválení se na kontakt zapíše čas a způsob schválení (zobrazeno v pravém panelu detailu kontaktní osoby).

V nastavení webové stránky v sekce „uživatel“ lze nastavit podmínku schválení kontaktní osoby pro přihlášení.

Kontaktní osoba může mít přidělené heslo pro nákup na e-shopu. 

Heslo získáme editací „kontaktní osoby“ a vlevém dolním ruku klikem na tlačítko „reset hesla “ se vygeneruje adresa, která se pošle klientovi na e-mail. 

Na této adrese si klient nastaví své heslo.