Adresář

Agenda Adresář slouží k tvorbě a správě kontaktů zákazníků, dodavatelů, partnerů, ... 

Práce s kontaktem

Po otevření agendy Adresář je zobrazen přehled všech kontaktů. V záhlaví modulu je možno zobrazit kontakty různých statusů.

V centrální části je zobrazen přehled dokladů přijatých. Klikem na záhlaví můžeme doklady řadit (název, adresa, IČO ...).

Dvojklikem na řádek kontaktu nebo na ikonu šipky otevřeme detail kontaktu s editací hodnot.

Na detailu kontaktu jsou zobrazeny základní údaje, přehled kontaktních osob a adresy kontaktu, které mohu zobrazit na mapě. 

Základní funkce

Záznamy v agendě Adresář jsou rozděleny v levém bočním panelu:

adresář

  • kontakty – hlavní záznam s údaji o zákazníkovi, dodavateli, ...
  • kontaktní osoby – osoby kontaktu (ředitel, vedoucí, technik, ...)
  • adresy – jednotlivé adresy kontaktu (sídlo, poštovní adresa, pobočka, ...)

skupina

  • zákazník
  • dodavatel
  • instituce

obchodník, kraj, stát

Nový kontakt

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve výběr požadovaného typu kontaktu a následně se otevře formulář.

Formulář je rozdělen na záložky Obecné, Fakturace, Katalog, Kalkulace, Parametry.

Obecné

  • typ - typ kontaktu (firma, živnostník, osoba)
  • skupina - skupina kontaktu (zákazník, dodavatel, instituce, ...)
  • status - status kontaktu (nový, aktivní, zrušený, ...)
  • název - název kontaktu včetně právní formy, většinou jde o obchodní název podle OR (obchodní restřík)
  • ulice, číslo popisné, město - vyplněno podle OR (obchodní restřík)
  • PSČ, kraj, stát - vyplněno podle OR (obchodní rejstřík)
  • telefon, mobil, fax, e-mail
  • web – url adresa webu firmy
  • facebook
  • IČO a DIČ, plátce DPH. registrace v OR (při vyplnění IČO nebo DIČ lze klikem na „kouzelnou hůlku“ firmu vyhledat, většina údajů se poté vyplní automaticky
  • obchodník – výběr z nabídky modulu Uživatel „Obecné“​
  • měna - měna ve které firma obchoduje
  • umístění - mapa s přesnou lokací sídla

Obchod

  • splatnost faktur - splatnost pro vydané doklady (pokud zůstane pole nevyplněné je automaticky splatnost faktur dle typu Dokladu vydaného)
  • e-mail pro fakturaci - e-mail na který se odesílají doklady vydané (pokud neexistuje použije se e-mail ze záložky „obecné“)
  • bankovní účty (stát, číslo účtu, název banky, BIC, IBAN), další účet přidáme klikem na „+přidat“
  • dodání a platby – definice povolených způsobů doručení, způsobů platby a podmínek objednání;
    vybrané položky jsou pro daného odběratele povoleny;
    pokud není vybráno nic, systém povolí automaticky všechny
    výběrem „profilu“ se použijí položky definované v profilu, viz dále nastavení  

Katalog – nastavení individuální ceny pro položky katalogu

  • Ceníky - vlastní ceníky pro jednotlivé katalogy („Výchozí ceník“ slouží pouze jako výchozí pro Admin)
  • Cenová hladina - sleva na karty v cenové hladině
  • Prodejní cena karty - individuální ceny na vybrané karty
  • Sleva karty - individuální slevy na vybrané karty

Kalkulace – nastavení parametrů pro tvorbu kalkulací

  • Kalkulace - přirážka k externímu nákupu (definice je v nastavení agendy Kalkulace)
  • Práce – výběr ceníku prací nebo nastavení individuálních cen
  • Kniha cest – nastavení ceníku a typu výpočtu cestovních nákladů 

Parametry

  • datum založení - datum založení konaktu
  • platnost od
  • platnost do
  • působnost - působnost pobočky
  • obor - v jakém oboru firma pracuje
  • doba dodání - doba dodání zboží od dodavatele (uvádí se v hodinách)
  • další volitelné parametry

Ve spodní části se nachází lišta s těmito ikonami:

  • viditelnost - klikem měníme viditelnost kontaktu
  • poznámka - okno s místem pro interní poznámku

Po zadání všech požadovaných položek uložíme kontakt tlačítkem „uložit“.

Nová kontaktní osoba

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet kontaktních osob.

Editace a přehled adres je v položce „Kontaktní osoby“ v menu „Kontakty“.

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem skupiny kontaktu. Následně se otevře formulář se záložkou Obecné.

Obecné

  • titul., jméno, příjmení, titul.
  • status
  • skupina
  • pozice ve firmě - pracovní zařazení nebo pozice ve firmě (ředitel, technik, ...)
  • datum narození, rodné číslo
  • telefon, mobil, fax, web
  • e-mail (slouží jako login pro přihlašovaní na webové stránky)
  • heslo
  • ulice, č.p., město, PSČ, stát
  • umístění - zobrazení na mapě
  • kontakt - výběr z našeptávače, Kontaktní osoba lze zařadit k více kontaktů
  • právo přístupu k webové stránce

Parametry lze přidávat v nastavení agendy Adresář

Ve spodní liště je ikona „poznámky“ pro přidání textové poznámky

Nová adresa kontaktu

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet adres (sídlo, pobočka, dodací adresa).

Editace a přehled adres je v položce „Adresy“ v menu „Kontakty“.

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem typu adresy. Následně se otevře formulář se záložkou Obecné.

Obecné

  • název - název adresy
  • kontakt - výběr z našeptávače
  • sídlo - typ adresy (Sídlo, Provozovna, ...)
  • ulice, číslo popisné 
  • město, PSČ, stát, telefon, mobil, fax
  • umístění - zobrazení na mapě

Skupina Kontaktů

Používá se pro základní členění kontaktů například na:

  • zákazník
  • dodavatel
  • ostatní

Nastavení skupiny lze měnit při editaci kontaktu.

Jednotlivé skupiny, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář.

Skupina Kontaktní osoby

Slouží pro členění kontaktních osob a současně nastavuje práva přístupu k jednotlivým agendám pro webové stránky a aplikace.
Nastavení skupiny lze měnit při editaci kontaktní osoby.
Jednotlivé skupiny, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář / Kontaktní osoby.

Editace skupiny kontaktní osoby obsahuje přehled agend a nastavení:

  • akce – default (přehled záznamů), detail záznamu a PDF záznamu
  • typ – výběr typů záznamů ke kterým se povoluje přístup
  • status - výběr statusů záznamů ke kterým se povoluje přístup

Status kontaktu a kontaktní osoby

Každý kontakt a kontaktní osoba může nabývat různých stavů (statusů).

  • aktivní
  • VIP
  • standard
  • extra
  • neperspektivní
  • zrušený


Jednotlivé statusy, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář (ikona vlevo dole).
Statusy pro kontakt a kontaktní osoby jsou rozděleny do 2 záložek.

Akce při přiřazení do stausu:

  • odeslat e-mail registrovanému
  • odeslat e-mail administrátorovi

Jazykové záložky obsahují údaje pro zasílané e-maily:

  • předmět e-mailu
  • text e-mailu

Text e-mailu může obsahovat html značky a proměnné:

  • {$detail->site_origin->name} název webové stránky

Profily

Profily adresáře slouží pro nastavení povolených způsobů dopravy, platby a obchodních podmínek pro kontakty. Takto definovaný profil lze vybrat při editaci kontaktu. Změna definice profilu se ihned po uložení profilu projeví na kontaktu, kde je profil použitý.

Nastavení

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole.

  • Možnosti - vzor kontaktu pro vytváření nového kontaktu, výběr statusu pro schválenou kontaktní osobu, e-maily po odesílání, filtry pro vyhledávání
  • Skupiny - základní dělení kontaktů pro procházení
  • Statusy kontaktů
  • Působnosti
  • Kraje
  • Obory
  • Skupiny
  • adresy - typy adres (sídlo, dodací adresa)

Schválení kontaktu

Kontaktní osoba podporuje funkci „schválení“, která má využití pro přístup k webové stránce (přihlášení na e-shopu apod.).

Nová kontaktní osoba, které je přidána v administraci uživatelem administrace nebo vznikne registrací na webu, není schválená.

Schválení se provádí:

  • uživatelem v administraci, klikem na tlačítko „schválit“ v pravém dolním roku detailu kontaktní osoby
  • klikem na odkaz v e-mailu zaslaném po registraci

Po schválení se na kontakt zapíše čas a způsob schválení (zobrazeno v pravém panelu detailu kontaktní osoby).

V nastavení webové stránky v sekce „uživatel“ lze nastavit podmínku schválení kontaktní osoby pro přihlášení.

Nastavení nového hesla

Kontaktní osoba může mít přidělené heslo pro nákup na e-shopu. 

Heslo získáme editací „kontaktní osoby“ a vlevém dolním ruku klikem na tlačítko „reset hesla Snímek obrazovky 2021-09-30 v 9.29.57“ se vygeneruje adresa, která se pošle klientovi na e-mail. 

Na této adrese si klient nastaví své heslo.