agenda Adresář

Agenda Adresář slouží k tvorbě a správě kontaktů zákazníků, dodavatelů, partnerů, ... 

Práce s kontaktem

Po otevření agendy Adresář je zobrazen přehled všech kontaktů. V záhlaví modulu je možno zobrazit kontakty různých statusů.

V centrální části je zobrazen přehled dokladů přijatých. Klikem na záhlaví můžeme doklady řadit (název, adresa, IČO ...).

Dvojklikem na řádek kontaktu nebo na ikonu šipky otevřeme detail kontaktu s editací hodnot.

Na detailu kontaktu jsou zobrazeny základní údaje, přehled kontaktních osob a adresy kontaktu, které mohu zobrazit na mapě. 

Základní funkce

Záznamy v agendě Adresář jsou rozděleny v levém bočním panelu:

adresář

  • kontakty – hlavní záznam s údaji o zákazníkovi, dodavateli, ...
  • kontaktní osoby – osoby kontaktu (ředitel, vedoucí, technik, ...)
  • adresy – jednotlivé adresy kontaktu (sídlo, poštovní adresa, pobočka, ...)

skupina

  • zákazník
  • dodavatel
  • instituce

obchodník, kraj, stát

Nový kontakt

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve výběr požadovaného typu kontaktu a následně se otevře formulář.

Formulář je rozdělen na záložky:

Obecné

  • typ – typ kontaktu (firma, živnostník, osoba)
  • skupina – skupina kontaktu (zákazník, dodavatel, instituce, ...)
  • status – status kontaktu (nový, aktivní, zrušený, ...)
  • název – název kontaktu včetně právní formy, většinou jde o obchodní název podle OR (obchodní restřík)
  • ulice, číslo popisné, město – vyplněno podle OR (obchodní restřík)
  • PSČ, kraj, stát – vyplněno podle OR (obchodní rejstřík)
  • telefon, mobil, fax, e-mail
  • web – url adresa webu firmy
  • facebook
  • IČO a registrace v OR, DIČ, plátce DPH, číslo daňového poplatníka (daň z příjmu)
  • obchodník – výběr z nabídky modulu Uživatel „Obecné“​
  • měna – měna ve které firma obchoduje
  • umístění – mapa s přesnou lokací sídla
  • štítky – výběr existujících štítků a nebo zadání nových

U položek „název“, „IČO“ a „DIČ“ je ikona „kouzelná hůlka“, která umí vyhledat údaje v obchodním rejstříku a použít pro vyplnění formuláře.

Obchod

  • splatnost faktur – splatnost pro vydané doklady (pokud zůstane pole nevyplněné je automaticky splatnost faktur dle typu Dokladu vydaného)
  • e–mail pro fakturaci – e–mail na který se odesílají doklady vydané (pokud neexistuje použije se e-mail ze záložky „obecné“)
  • bankovní účty (stát, číslo účtu, název banky, BIC, IBAN), další účet přidáme klikem na „+přidat“
  • dodání a platby – definice povolených způsobů doručení, způsobů platby a podmínek objednání;
    vybrané položky jsou pro daného odběratele povoleny;
    pokud není vybráno nic, systém povolí automaticky všechny
    výběrem „profilu“ se použijí položky definované v profilu, viz dále nastavení  

Katalog – nastavení individuální ceny pro položky katalogu

  • Ceníky – vlastní ceníky pro jednotlivé katalogy („Výchozí ceník“ slouží pouze jako výchozí pro Admin)
  • Cenová hladina – sleva na karty v cenové hladině
  • Listace – výběr listačního seznamu
  • Prodejní cena karty – individuální ceny na vybrané karty
  • Sleva karty – individuální slevy na vybrané karty

Kalkulace – nastavení parametrů pro tvorbu kalkulací

  • Kalkulace – přirážka k externímu nákupu (definice je v nastavení agendy Kalkulace)
  • Práce – výběr ceníku prací nebo nastavení individuálních cen
  • Kniha cest – nastavení ceníku a typu výpočtu cestovních nákladů 

Parametry

  • datum založení - datum založení konaktu
  • platnost od
  • platnost do
  • působnost – působnost pobočky
  • obor – v jakém oboru firma pracuje
  • doba dodání – doba dodání zboží od dodavatele (uvádí se v hodinách)
  • další volitelné parametry

Newsletter – zařazení do skupiny pro zasílání newsletteru

Poznámky – interní poznámka. Poznámka se zobrazuje na detailu záznamu v definovaných agendách.

  • poznámka – text pro poznámku
  • agendy – v jaké agendě se bude poznámka zobrazovat
  • barva – barva poznámky

Ve spodní liště se nachází ikona viditelnost, kterou měníme viditelnost kontaktu.

Po zadání všech požadovaných položek uložíme kontakt tlačítkem „uložit“.

Nová kontaktní osoba

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet kontaktních osob.

Editace a přehled adres je v položce „Kontaktní osoby“ v menu „Kontakty“.

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem skupiny kontaktu. Následně se otevře formulář se záložkou Obecné.

Obecné

  • titul., jméno, příjmení, titul.
  • status
  • skupina
  • pozice ve firmě - pracovní zařazení nebo pozice ve firmě (ředitel, technik, ...)
  • datum narození, rodné číslo
  • telefon, mobil, fax, web
  • e-mail (slouží jako login pro přihlašovaní na webové stránky)
  • heslo
  • ulice, č.p., město, PSČ, stát
  • umístění - zobrazení na mapě
  • kontakt - výběr z našeptávače, Kontaktní osoba lze zařadit k více kontaktů
  • právo přístupu k webové stránce
  • štítky – výběr existujících štítků a nebo zadání nových

Parametry lze přidávat v nastavení agendy Adresář

Ve spodní liště je ikona „poznámky“ pro přidání textové poznámky

Nová adresa kontaktu

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet adres (sídlo, pobočka, dodací adresa).

Editace a přehled adres je v položce „Adresy“ v menu „Kontakty“.

Klikem na tlačítko „přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem typu adresy. Následně se otevře formulář se záložkou Obecné.

Obecné

  • název – název adresy
  • kontakt – výběr z našeptávače
  • sídlo – typ adresy (Sídlo, Provozovna, ...)
  • ulice, číslo popisné 
  • město, PSČ, stát, telefon, mobil, fax
  • umístění – zobrazení na mapě

Skupina Kontaktů

Používá se pro základní členění kontaktů například na:

  • zákazník
  • dodavatel
  • ostatní

Nastavení skupiny lze měnit při editaci kontaktu.

Jednotlivé skupiny, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář.

Skupina Kontaktní osoby

Slouží pro členění kontaktních osob a současně nastavuje práva přístupu k jednotlivým agendám pro webové stránky a aplikace.
Nastavení skupiny lze měnit při editaci kontaktní osoby.
Jednotlivé skupiny, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář / Kontaktní osoby.

Editace skupiny kontaktní osoby obsahuje přehled agend a nastavení:

  • akce – default (přehled záznamů), detail záznamu a PDF záznamu
  • typ – výběr typů záznamů ke kterým se povoluje přístup
  • status – výběr statusů záznamů ke kterým se povoluje přístup

Status kontaktu a kontaktní osoby

Každý kontakt a kontaktní osoba může nabývat různých stavů (statusů).

  • aktivní
  • VIP
  • standard
  • extra
  • neperspektivní
  • zrušený


Jednotlivé statusy, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Adresář (ikona vlevo dole).
Statusy pro kontakt a kontaktní osoby jsou rozděleny do 2 záložek.

Akce při přiřazení do stausu:

  • odeslat e-mail registrovanému
  • odeslat e-mail administrátorovi

Jazykové záložky obsahují údaje pro zasílané e-maily:

  • předmět e-mailu
  • text e-mailu

Text e-mailu může obsahovat html značky a proměnné:

  • {$detail->site_origin->name} název webové stránky

Profily

Profily adresáře slouží pro nastavení povolených způsobů dopravy, platby a obchodních podmínek pro kontakty. Takto definovaný profil lze vybrat při editaci kontaktu. Změna definice profilu se ihned po uložení profilu projeví na kontaktu, kde je profil použitý.

Nastavení / možnosti

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole.

  • Možnosti – vzor kontaktu pro vytváření nového kontaktu, výběr statusu pro schválenou kontaktní osobu, e-maily po odesílání, filtry pro vyhledávání, Platební morálka (obrat a doklady po splatnosti)
  • Statusy – nastavení statusů pro Kontakt a Kontaktní osobu
    Při editaci statusu je možné nastavit odesílání e-mailu registrovanému a administátorovi o registraci. Text e-mailu se vkládá v zálažce vlajky daného jazyku. Je potřeba vždy vyplnit ve všech jazykových mutací.

kontakty

  • Skupiny – základní dělení kontaktů pro procházení
  • Profily – profil kontaktu, u kterého povolujeme Způsob doručení, Způsob platby a Podmínky Objednání. Tento profil nám slouží k předvyplnění dodacích a platebních podmínek na kontaktu. Tuto možnost vyuzijeme u kontaktu v záložce Obchod, kde z rolovacího okna vybereme profil kontaktu.
  • Působnosti
  • Kraje
  • Obory

kontaktní osoby

  • Skupiny – nastavení skupiny kontaktních osob

adresy

  • Typy – kontakt může mít několik adres např. provozovnu, sídlo, korespondeční adresu atd. Zde si můžeme přidat další typ adresy.

Schválení kontaktu

Kontaktní osoba podporuje funkci „schválení“, která má využití pro přístup k webové stránce (přihlášení na e-shopu apod.).

Nová kontaktní osoba, které je přidána v administraci uživatelem administrace nebo vznikne registrací na webu, není schválená.

Schválení se provádí:

  • uživatelem v administraci, klikem na tlačítko „schválit“ v pravém dolním roku detailu kontaktní osoby
  • klikem na odkaz v e-mailu zaslaném po registraci

Po schválení se na kontakt zapíše čas a způsob schválení (zobrazeno v pravém panelu detailu kontaktní osoby).

V nastavení webové stránky v sekce „uživatel“ lze nastavit podmínku schválení kontaktní osoby pro přihlášení.

Nastavení nového hesla

Kontaktní osoba může mít přidělené heslo pro nákup na e-shopu. 

Heslo získáme editací „kontaktní osoby“ a vlevém dolním ruku klikem na tlačítko „reset hesla Snímek obrazovky 2021-09-30 v 9.29.57“ se vygeneruje adresa, která se pošle klientovi na e-mail. 

Na této adrese si klient nastaví své heslo.

Dodavatelský export katalogu

Exportovaná data jsou přizpůsobena konkrétnímu kontaktu adresáře cPilot. Respektují jeho ceník a cenové hladiny.

Formát XML

Export ve formátu XML slouží pro strojové zpracování na straně odběratele, např. pro plnění e-shopu pro dropshipping. Exportovaný soubor obsahuje podrobné informace o kartách katalogu a číselník kategorií, na který se jednotlivé karty odkazují. Export může obsahovat jeden nebo více jazykových překladů.

Soubor je v kódování UTF-8. Zápis datumů a časů (např. poslední změna karty) podléhají standardu ISO 8601 ve formátu RRRR-MM-DDTHH:MM:SS (datum a čas odděleny písmenem T).

Pokud karta nemá v některém z datových polí hodnotu, je v XML celé pole vynecháno.

Karta ve více jednotkách

Pokud se katalogová karta prodává ve více jednotkách, je v XML obsažena vícekrát. Pro každou prodejnou jednotku se v XML opakuje element /data/cards/card, má přepočítanou cenu a skladovou dostupnost a může mít vlastní EAN kód. V elementu unit jsou podrobnosti příslušné jednotky. Elementy id a sku jsou suffixovány příponou _skuN, kde N je identifikátor dané jednotky.

Datová struktura

Element Obsah Parametry
/data veškerá exportovaná data

created: datum a čas exportu
customer: zákazník kterému je export určen
currency: měna všech cen, třímístný ISO kód (CZK, EUR, GBP, ...)
language: jazyk textových hodnot ve feedu, dvoumístný ISO kód (cs, sk, en, ...)

/data/categories číselník kategorií count: součet kategorií
/data/categories/category definice kategorie created: datum a čas vzniku
modified: datum a čas poslední editace
/data/categories/category/id jedinečný číselný identifikátor, v čase neměnný  
/data/categories/category/group identifikátor kořenové kategorie, odkazuje na /data/categories/category/id  
/data/categories/category/parent identifikátor nadřazené kategorie (tvoří hierarchickou strukturu), odkazuje na /data/categories/category/id  
/data/categories/category/path cesta hierarchií, odkazuje na /data/categories/category/id oddělené lomítkem, lze z ní vyčíst úroveň zanoření  
/data/categories/category/name název  
/data/categories/category/description popis, může obsahovat HTML kód  
/data/cards karty katalogu count: součet karet
/data/cards/card karta katalogu created: datum a čas vzniku
modified: datum a čas poslední editace
/data/cards/card/id jedinečný číselný identifikátor, v čase neměnný  
/data/cards/card/sku jedinečné katalogové číslo, v čase se může změnit  
/data/cards/card/ean čárový kód, bez určení formátu  
/data/cards/card/unit skladová jednotka shortcut: zkratka, např. "ks" pro kus
/data/cards/card/availability dostupnost karty pro objednání

inStock: počet základních jednotek aktuálně skladem
key: klíč dostupnosti, možné hodnoty:

  • available: dostupné
  • not_available: nedostupné
  • in_stock: skladem
  • out_of_stock: není skladem
  • available_in_stock: dostupné skladem
  • sale_ended: prodej ukončen
  • by_variant: dle varianty
  • not_for_separated_sale: samostatně neprodejné
/data/cards/card/weight hmotnost unit: jednotka, např. kg
/data/cards/card/weight/brutto hmotnost včetně obalových materiálů  
/data/cards/card/weight/netto hmotnost samotného produktu  
/data/cards/card/meta meta informace, např. pro SEO použití  
/data/cards/card/meta/title titulek  
/data/cards/card/meta/description krátký popis  
/data/cards/card/meta/slug název pro použití v URL adrese  
/data/cards/card/name název produktu  
/data/cards/card/text popis produktu  
/data/cards/card/excerpt zkrácený popis produktu  
/data/cards/card/prices cena produktu vat: sazba DPH jako celé číslo, např. 21 pro základní sazbu
currency: třímístná ISO 4217 zkratka měny
/data/cards/card/prices/price[type=current] prodejní cena zákazníka bez DPH discount: procentuální rozdíl oproti katalogové ceně
inclVat: částka včetně DPH
/data/cards/card/prices/price[type=common] katalogová cena bez DPH inclVat: částka včetně DPH
/data/cards/card/files veřejně dostupné soubory a obrázky produktu  
/data/cards/card/files/file URL adresa souboru size: velikost v bytech
name: název souboru
extension: přípona souboru
type: mime typ souboru
created: datum a čas vzniku
modified: datum a čas poslední editace
/data/cards/card/categories přiřazené kategorie  
/data/cards/card/categories/category identifikátor přiřazené kategorie, odkazuje na /data/categories/category/id group: kořenová kategorie, pod kterou přiřazená kategorie spadá, odkazuje na /data/categories/category/id
/data/cards/card/group volitelné seskupení více karet do skupiny  
/data/cards/card/group/id jedinečný číselný identifikátor skupiny (neplést s /data/cards/card/id), v čase neměnný  
/data/cards/card/group/sku jedinečné katalogové číslo skupiny, v čase se může změnit (neplést s /data/cards/card/sku), v čase se může změnit  

Platební morálka (obrat a doklady po splatnosti)

Na detailu kontaktu agendy Adresář je v pravém panelu sekce „Fakturace“, která zobrazuje:

  • splatnost – individuální nastavení splatnosti dokladů vydaných (prázdná hodnota nastavuje splatnost podle typu dokladu vydaného)
  • obrat – součet všech vystavených dokladů bez DPH
  • po splatnosti - suma dokladů vydaných po splatnosti
  • e-mail – na který se zasílají doklady vydané
  • měna - základní měna dokladů tohoto kontaktu

Pokud má odběratel jakoukoli částku po splatnosti objeví se v záhlaví detailu kontaktu červené upozornění.

Nastavení tohoto upozornění se provádí v možnostech agendy Adresář v sekci „Platební morálka (obrat a doklady po splatnosti)“:

  • Při výpočtu zahrnout dokumenty typu: – vybereme typy dokumentů, které chceme do upozornění započítat (např: nechceme interní doklady)
  • Při výpočtu vyloučit dokumenty ve statusu: – do výpočtu se nezapočítají doklady ve vybraných statusech (např: rozpracovaný, zrušený)