Objednávky přijaté

Agenda Objednávky přijaté slouží k tvorbě, správě a odbavení objednávek, které jsme obdrželi.

Práce s Objednávkou přijatou

Po otevření agendy Objednávky přijaté je zobrazen přehled všech objednávek. V záhlaví modulu je možno zobrazit objednávky různých statusů. V centrální části je zobrazen přehled Objednávek přijatých. Klikem na záhlaví můžeme objednávky řadit (číslo objednávky, název, zákazník, ...). Dvojklikem na řádek objednávky nebo na ikonu šipky otevřeme detail objednávky s editací.

Základní funkce

Záznamy v agendě Objednávky přijaté jsou rozděleny v levém bočním panelu podle:

  • typ
  • sklad
  • zodpovědná osoba
  • měna
  • způsob platby
  • způsoby doručení

Nová objednávka přijatá

Klikem na tlačítko „+ přidat“ se zobrazí nejprve nabídka s výběrem typu objednávky přijaté. Po výběru konkrétního typu objednávky se otevře formulář se záložkou Obecné a Doručení.

Obecné

  • název - název objednávky přijaté
  • typ - typ objednávky (interní, obchod, ...)
  • status - status objednávky (nová, přijatá, vyřízená, zrušená)
  • zákazník - okno s našeptávačem, vybereme zákazníka z našeho adresáře a vyplní pole „zákazník“ (název)
  • IČO, DIČ, ulice, č.p, PSČ, město, stát, email, telefon - dojde k vyplnění automaticky při zadání zákazníka z adresáře
  • číslo objednávky zákazníka
  • vystaveno - datum vystavení objednávky
  • způsob platby - dojde k vyplnění automaticky při zadání zákazníka z adresáře
  • kontaktní osoba, jméno, příjmení, e-mail, mobil - dojde k vyplnění automaticky při zadání zákazníka z adresáře
  • zodpovědná osoba - zodpovědná osoba za objednávku
  • obchodník
  • měna - měna objednávky (CZK, EUR)
  • kurz - přepočítání kurzem
  • variatna dokladu - (bez DPH, s DPH)
  • jazyk – výběr ze systémových jazyků
  • sklad – ze kterého se má zboží vydat
  • poznámka zákazníka
  • text 1 – text nad položkami objednávky

V centrální části (na malých monitorech jsou položky v samostatném záložce“ přidáme klikem na „přidat položku" položky objednávky (výběr typu položky - řádek, karta, karty, kalkulace). Pro smazání řádku použijeme ikonu koše na konci každého řádku. Více položek přidáme klikem na ikonu „přidat položku".

  • text 2 – text pod položkami objednávky
  • dodatek – text na konec objednávky
  • zakázka - vazba na zakázku
  • požadavky - vazba na požadavek

Ve spodní liště se nachází lišta s ikonam:

  • poznámka - okno s místem pro interní poznámku
  • příloha - možnost přiložit soubor

Doručení - definuje způsob a adresu doručení. Vyplní se automaticky po zadání zákazníka v záložce obecné nebo automaticky ze způsobu doručení v kalkulaci. Adresa doručení lze měnit.

  • způsob doručení - výběr způsobu doručení (osobní odběr, Česká pošta, DPD ...)
  • adresa - výběr pobočky/adresy pro doručení
  • mobil, adresát, ulice, č.p. PSČ, město, stát - vyplní se automaticky po zadání pobočky/adresy
  • v případě zadání vlastní dopravy a vlastní adresy vybereme adresáta z Kontaktů nebo doplníme ručně
     

Ve spodní liště se nachází ikona koše pro smazání, ikona pro poznámky, ikona pro nahrání souboru.

 

Status objednávky přijaté

nová - každá nová objednávka přijatá má při prvním uložení nastaven status „nový“

přijatá - po vytvoření zakázky se automaticky změní na status „přijatá“

vyřízená - po dokončení zakázky přepneme status na „vyřízená“

zrušená - klikem při editaci objednávky nastaví status „zrušeno“

Jednotlivé statusy, jejich názvy, počet, pořadí lze měnit v nastavení agendy Objednávky přijaté.

Nastavení

Nastavení se provádí v menu nastavení (ikona ozubených kol) vlevo dole. Vybereme z možnosti Možnosti, Statusy, Typy, Podmínky.

Možnosti

obecné nastavení agendy Objednávky přijaté.

Pošta

  • e-mail - odesílatel zákazníkovi i příjemce prodejci – e-mail ze kterého odchází informace o změně statusu objednávky a e-mail na které přichází kopie; na jednotlivých typech objednávky lze nastavit specifické adresy pro vybraný typ objednávky.

Status:

  • status obj. po přidání do zakázky – definice statusu, který se nastaví každé objednávce pokud je tato přidána do zakázky

Status podle semaforu:

Nastavení automatické změny statusu objednávky podle výdejek (výdej ze skladu) a dokladů vydaných (fakturace).
Automaty je nastavují podle stavu semaforu:

  • expedováno pro objednávky, které mají všechny položky v expedovaných výdejkách
  • vyfakturováno pro objednávky, které mají vystavené daňové doklady
  • expedováno + vyfakturováno pro kombinaci obou semaforů

V nastavení se určuje pro které objednávky ve vybraných statusech se nemá automat používat.
„Nastav status“ určuje cílový status vybraného automatu.

Každý status lze automaticky nastavit pouze jednou. Pokud tedy ručně objednávku vyřadíte ze statusu, který je uveden v „nastav status“, tak již automat tuto objednávku do tohoto statusu znovu nezařadí.

Kalkulace

  • filtr pro přidávání – omezí rozsah kalkulací nabízených pro vložení do objednávky
  • status kalkulace po objednání – definice statusu kalkulace, který je jí nastaven při objednání (tvorba objednávky přijaté)

Statistika – výběr statusů Výdejky, Zásilky a Dokladu vydaného, které se projeví v hodnocení a přehledech objednávky

Statusy

Definice statusů používaných v agendě Objednávky přijaté.

Obecné:

  • název – interní název
  • barva – výběr předefinovaných barev pro ikonu
  • ikona – výběr předefinovaných ikon
  • vytvoř výzvu k platbě pro online platby – při nastavení statusu se automaticky vyrobí dokument „výzva k platbě“ definovaný na způsobu platby
  • odeslat e-mail zákazníkovi / prodejci – odešle e-mail na adresu odběratele / prodejce
  • poslat pdf objednávku jako přílohu - do odesílaného e-mailu přibalí pdf objednávky
  • odeslat SMS zákazníkovi - pošle SMS odběrateli objednávky
  • zamezit editaci objednávky - zamezí editaci objednávky v tomto statusu. Pouze uživatel ve skupině s povolením „editovat uzamčené dokumenty“ má právo změnit status objednávky

Jazykové záložky - editují texty pro jednotlivé jazyky objednávky:

  • název – zobrazuje se na webu, v e-mailu, v PDF objednávky
  • předmět – tvojí předmět zasílaného e-mailu
  • text v e-mailu – tvoří obsah zasílaného e-mailu; více o struktuře e-mailu objednávky

Typy - definice typů objednávek přijatých:

  • název – interní nazev
  • KS – konstantní symbol
  • formát čísla – pro každý typ je samostatná číselná řada; definice číselných řad
  • VS - variabilní symbol
  • typ zakázky – tento typ se použije pokud je zakázka zakládána z objednávky
  • e-mail, odesilatel – pro každý typ mohu nastavit jiný e-mail ze kterého odchází zprávy o změně statusu
  • e-mail prodejci, příjemce – pro každý typ mohu nastavit jiný e-mail na který odchází zprávy o změně statusu